別納カード

ＦＴＣセルフ給油所

    組合員各社各車両ごとにカードを作成し、セルフ方式により給油を行います。上の写真では小さすぎてよくわからないかもしれませんが、全長２５ｍのトレーラでもらくらく給油できるスペースがあります。

   乗務員が給油器の番号を押し間違い、他社の車両に給油してしまった等のトラブルはありましたが、その他には別段トラブルもなく非常に効率的です。

  給油器からＰＯＳに送られたデータをフロッピーディスクに落とし、組合事務所のパーソナルコンピューター(ＰＣ)で組合員各社各車両へ振り分け(ここがちょっと大変なのですが、詳細は下記参照)、請求書を作成しています。

  ＰＣにデータをインポートすることにより当然電子データ化されますので、希望する会社には明細をフロッピーディスクにより提供しています。

  データはそのまま原価計算に使用できますので、各車両の燃費や細やかな運行管理に使用できます。

  当然明細書を印刷する必要がないので、ペーパーレスにもなりますね。

  別納カードを利用されている皆様、道路公団から明細をフロッピーディスクで受け取れることはご存知でしたでしょうか。実はこのデータただのテキストデータなんです(大した話じゃないですが)。ですから、ワープロソフトなどでも見ることは可能なのです。

  ただし、開いてびっくり(でもないかもしれませんが)数字の羅列です。これは、一行が一定の桁数になっている固定長のデータです。どこに何のデータが格納されているのかは、公団にお聞きすれば分かります。サンプルデータもいただけるので、気軽に問い合わせしてみてください。

  そこまで分かれば、あとは簡単です。表計算ソフトでもデータベースソフトでも加工は自由自在です。ちなみに、私たちの組合ではエクセルとファイルメーカーの両方で作成してみましたが、十二分に仕事をこなしてくれています。こんなものでも、専用ソフトを組んでもらおうと思えば何十万円もかかってしまいます。

  専用ソフト代と計算センターへの外注分が浮いて、表計算のソフトを使用すればソフト代も０円で(大概パソコンには入っていますから)済み、しかも電子データ化することにより上述同様の利便性があります。お得ですよ。

  従来、高速道路別納カードの請求・明細を、外注の計算センターにて発行していました。しかし、昨年経費の削減を目的とし、組合内で計算できないか協議したところ、データー自体がテキストファイルということもあり、マイクロソフト　エクセルでサンプルデータを使用し読み込んでみました。思いのほかすんなりデータも分割でき、明細として使用できそうでした。

  そこで欲が出て、外注していたときにも表示していなかった入出インターチェンジの名称も併せて明細に表記しようと思い立ったのです。これは、どつぼにはまりました。料金表の裏に記載されているＩＣナンバーを一つ一つ入力する羽目になったのです。地道な作業でしたが、結果的にはどこのインターから乗ってどこで降りたのかが一目でわかるのですから、非常にわかりやすい明細書が作成できるようになりました。

吾妻山

  この調子で行けば、2つの給油所の請求書も組合内で計算できるかもしれない・・・・・。

　しかし、壁はすぐに訪れました。その名は、「ＩＢＭフォーマット」。ＰＯＳデータは主にこのフォーマットを使用しているようです。ちなみに、ＩＢＭのパソコンを使用すれば解決するものではありません。

　この問題も、市販のソフトで対応できました。テキストデータに変換できれば、あとは取り込んで集計・請求書作成可能なシステムを組むだけです。今回は、データが一日毎に蓄積されることと、過去のデータを容易に検索するため、ファイルメーカーというデータベースソフトを使用しました。このソフトは、エクセルのようにスクリプトが複雑ではないので、ある程度慣れてくれば自動処理をしたい作業を簡単に設定でき、初心者でもすぐに使え、しかも勉強しだいで高度な作業もこなせる優れもののソフトです。一度お試しあれ。

　三ヶ月の試験期間を置いて、平成１２年１月より正式稼動。現在、ＦＴＣ給油所のみの計算を行っておりますが、大きなトラブルもなく無事稼動しております。

　ターミナル給油所の方にも現在取り組んでおりますが、こちらは軽油のほかレギュラー・ハイオク・備品・ハイカと種類が多い上に、現金・掛売りがあるため複雑になるのが今のところの課題です。

　これを文章をここまで読んでいただいた方は、｢自分のところでもやってみるかな・・・｣と思ってらっしゃる方かもしれません。やってみる価値はあると思います。これだけのことで、年間？十万円 (データ量によっては、百万円単位で) が節約できるのです。

　もし、これが参考になるのであれば、メールでお問い合わせください。ご指導できるほどではありませんが、助言はできると思います。時間があれば、おいでになっていただいて、見てやってください。

　最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。